Denne personvernerklæringen sier hvordan HKS samler inn, verner og bruker opplysninger om personer (personopplysninger), på vegne av kontrollutvalgene.
Når du kontakter oss
Når du sender brev eller elektronisk post til oss, er vi pliktige til å journalføre dette, dersom det blir vurdert som arkivverdig dokumentasjon. Henvendelsen kommer da på postlista og alle som ønsker det, får innsyn i innholdet (offentlighetslova).
I noen tilfeller kan henvendelsen være av slik art at den ikke kan offentliggjøres og vil derfor bli anonymisert på postlista. Denne henvendelsen blir likevel journalført og behandlet av HKS (arkivloven). Det er et viktig prinsipp at HKS er åpen (forvaltningsloven) og at dialogen med oss blir sikret for fremtiden (arkivloven).
HKS forestår sekretariatsfunksjonen for 8 kontrollutvalg i Rogaland og 2 kontrollutvalg i Vestland. Vi kan i forbindelse med vår saksbehandling få tilgang til personopplysninger. Dette skal behandles og håndheves etter personvernforordringen og personopplysningsloven.
Dine rettigheter
Du har rett til å bestemme over dine egne opplysninger (personvernprinsippet) og du skal som hovedregel gi samtykke til at vi kan bruke opplysningene. HKS skal rette seg etter det du bestemmer.
Det er likevel slik at HKS unntaksvis kan innhente opplysninger om deg uten at du har sagt ja til det, der det er nødvendig å føre tilsyn og kontroll med forvaltningen. Vi har ikke lov til å hente inn flere opplysninger enn det vi trenger (dataminimering).
Du har rett til innsyn i hvilken informasjon HKS har samlet om deg og du skal kunne rette opp opplysninger som er feil. I noen tilfeller kan du, ved å trekke tilbake samtykket, kreve at HKS sletter informasjon som er lagret om deg. I andre tilfeller har vi en plikt til å samle og ta vare på personopplysninger om deg, selv om du ikke ønsker det (tillatelse gitt i lov).
Hvordan får HKS informasjon om deg?
Vi får opplysninger fra deg gjennom henvendelse og brev du (eventuelt andre) sender oss, samt eventuelle rapporteringer fra kommunen eller revisor. HKS/kontrollutvalget har generell innsyns- og undersøkelsesrett i kommunen. Denne retten er ikke begrenset av at opplysninger er taushetsbelagte, og den gjelder opplysninger, redegjørelser eller dokumenter som er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre sine oppgaver. Det er viktig at en tar hensyn til personvernet og fortrolighet om sensitive opplysninger.
HKS har som målsetting å samle færrest mulig opplysninger om enkeltpersoner. I de rapporteringer som kontrollutvalget får seg forelagt, krever vi at sensitive opplysninger begrenses.